Para Ekonomi Blogu Borsa Dolar Euro Altın Pazarlama Reklam Haber analiz Paranomist iibf iktisadi bilimler fakültesi Haberleri ingilizce makaleler piyasalar

Organizasyon Kurma Yalnızca Bir Bilgi Alanı Mı?

0

Yönetim genel olarak beş ana başlıkta tanımlanıyor. Bu alanlar sırasıyla,

Planlama.

Organizasyon Kurma.

Yönetme – Yönlendirme.

Koordinasyon.

Kontrol.

            Bu sıralamayı yolu idari bilimlerden geçmiş bütün İnsanlar mutlaka bilirler. Bununla beraber, Organizasyon Kurma yönetimin temeli kıymetinde bir aşaması olduğundan özenli şekilde işlenmesiı ve tüm adımlarının büyük bir titizlikle belirlenmesi gereken fonksiyonlarından biridir.

Organizasyon yapısı bir işletmenin yalnız teorik bir örüntüsünden ibaret olmayıp, aynı zamanda işletmenlerin amaç ve hedefleri istikametinde kendilerini gerçekleştirmesi ve sistemsel bir dinamiğe sahip bulunabilmeleri yönünden yolculuğun sağlam temellere yerleşmesi manasını taşıyor.

Peki. Bu sürecin özelliklerini gözeterek oluşumunu nasıl sağlayabiliriz? Dediğimizde şu hususlara öncelikle bir bakıp,

1-Organizasyonun amacı ve görevleri nelerdir?

2-Belirlenen amaçlar için hangi hedeflere ulaşmak gerekiyor?

3-Bu hedeflere hangi faaliyetleri izleyerek ulaşabiliriz?

4-Hangi kaynaklara ihtiyacımız bulunuyor?

5-İhtiyaç duyulan kaynakları nasıl temin edebiliriz?

6-Organizasyonumuzun yapısı ve işleyişi nasıl olmalı?

7-İş ve görev tanımları nasıldır?

8-Delagasyon örüntüsü ne şekildedir?

9-İşletme manifestomuzu oluşturduk mu?

10-Organizasyonun iletişim kanalları etkili şekilde kuruldu mu?

Gibi sorulara öncelikle cevap aramamız gerekiyor.

-1-Organizasyonun amacı ve üretim faaliyetleri nelerdir?

Bu kapsamın tam ve doğru şekilde belirlenmesi, işletmenin hareket kabiliyetini ve başarısını belirleme bakımından organizasyon kurmada birinci önceliğe sahip. Bu bakından ilk iş olarak;

İş analizi yapılmalı.

Bütün iş analizi teknikleri devreye alınıp işletilmeli.

Belirlenen görevler doğrultusunda işletmenin Unvan Sistematiği oluşturulmalı.

Belirlenen unvan sistematiğinde standart bir yol ve yöntem izlenmeli. Aynı işi yapan iki kişiye birbirinden bağımsız ve çelişen unvan tanımlamalarına yer verilmemesine özen gösterilmeli.

Daha sonrasında ise, toplanan bu bilgilere göre hemen bu veriler ışığında iş ve görev tanımları her bir unvan ve görev bazında çıkarılmalı.

Bugün bu konuları oluştururken en iyi yöntem; mesleki yeterlilik kurumunca belirlenip resmi gazetede yayımlanarak tüm kamuoyuna ilan edilen meslek adı ve yeterlilikleri ile standartlarını gözetmek olsa gerek.

 Personelin yetkinlik haritası ve dolayısıyla, her bir unvan ve görev için ayrı ayrı olmak üzere;

Temel yetkinlikler: Operasyonel süreçler ( Alt kademe yönetimi-ekip sorumluları).

Önek:  Müşteri memnuniyeti, takım ruhu, iletişim ve ilişki yönetimi vb.yetkinlikler.

Teknik yetkinlikler: Alan bilgisi hakimiyeti, uzmanlık (Orta kademe yönetimi-süreç sorumluları).

Örnek: Teknolojiden yararlanma, iletişim teknikleri becerisi, analitik düşünme, vizyoner bakış sahibi olma vb. yetkinlikler.

Yönetsel yetkinlikler: Yönetim becerileri, stratejik liderlik (Üst yönetim-süreç sahipleri)

Örnek: Etkili dinleme, takipçilerini etkileme, bütünsel bakış, önsezi yeteneği, organizaryon- takım kurma becerisi, esin verme, strateji belirleme vb. yetkinlikler.

Ayrı ayrı bölümlendirilmek suretiyle tayin edilmeli ve bu görevler için öngörülecek yetkinlik piramidinim dağılımı işaret edilmeli.

İşin gerçekleşmesi esas alındığında her bir göreve/ unvana ne derece operasyon el, ne derece alan bilgisi-teknik ve ne derece liderlik-karar alma yetisine ihtiyaç duyulacağı konuları iş ve görev tanımları formlarında mutlak işaret edilmeli.

-İşletmenin Kurumsal değer önermeleri benimsenip uygun araçlarla çalışanlar( iş ortakları)  paydaşlara deklarasyon yapılmalı.

İşletmede yeni yapılanma söz konusu ise;  işletmenin tarihçesi ve önceki iş deneyimleri gözden geçirilmeli.

– Süreç haritası çizilmeli. Ana süreçler, alt süreçler belirlenmeli.

-Süreç sorumluları ve süreç sahipleri atanmalı.

-Sorumluluklar ve yetkilerin dağılımı sağlanmalı.

-2–  Belirlenen amaçlar için hangi hedeflere ulaşmak gerekiyor?

Ne demişler? Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız hangi yoldan gideceğinizin ne önemi var? Yani öncelikle amacımızı ve bu amaca ulaşmamız için hangi hedefleri yakalamamamız gerektiğini çok iyi bilmemiz gerekiyor.

-3-Bu hedeflere hangi faaliyetleri izleyerek ulaşabiliriz?

Bu başlıkta takip edilecek husus Performans Programımızı hazırladık mı? Yolculuğun ölçülebilen ve bu suretle de değerlendirmelere imkan tanıyan bir yapıya sahip olması en baştan düşünülmeli.

-4-Hangi kaynaklara ihtiyacımız bulunuyor?

İşletmenin varlıklar envanteri düzenlenmeli.

a)            Maddi varlıklar(Nakit, tahvil,hisse senedi vb,).

b)           Maddi olmayan varlıklar (İnsan kaynağı, Fikri sermaye, Müşteri kaynağı, Beşeri –İtibari sermaye).Bu fasıl deyim yerinde ise, işletmelerin en değerli varlıklar envanteri .

c)            Fiziki varlıklar Bina, arsa,eşya, araç vb.).

-5-İhtiyaç duyulan kaynakları nasıl temin edebiliriz?

 İş analizinden sonra oluşacak görevler çerçevesinde bu görevleri ikame edecek personel, yani İnsan Kaynağının yapısı hem nitel hem de nicel olarak belirlenmeli ve ihtiyaç duyulduğu belirlenecek personelin temini adımları başlatılmalı.

İşe alım için açık pozisyon ilanlarının ihtiyaç duyulan eleman nitelikleriyle örüntüsü kurulup oluşturulması.

Başvuru  yapan adayların seçiminde operasyonel süreçler için bilgi ağırlığı ekseninde, daha teknik iş süreçleri için bilgi ve beceri yoğun, yönetim kademelerine ait pozisyonlarda ise daha çok tutum ve davranışa dayalı yetkinlik ağırlıklı seçme ve yerleştirme yaklaşımının izlenmesi.

 Bu itibarla organizasyonun temelini kurarken İnsan Kaynakları Yönetiminin de temeli kıymetine sahip olduğu aşikar olan, seçme ve yerleştirme adımlarının ta başından profesyonelce yerine getirilmesi  gerekiyor.

-6- Organizasyonumuzun yapısı ve işleyişi nasıl olmalı? 

Bu günün önemli başlığı konumunda olan açık iletişimi sağlayacak bir zemin oluşturmak hedeflenmeli.

Katı hiyerarşik yapıdan uzak bir anlayışa uygun olarak, yatay organizasyon yapısı tercih edilmeli.

Bölümler arası iletişim ve işleyiş için ilk sirküler düzenlenip organizasyon şeması ile beraber tüm ilgili İnsanlara duyurulmalı.

-7–İş ve görev tanımları nasıldır?

İş ve görevler her birim ve iş görenler bazında ayrı ayrı açık ve net şekilde düzenlenip, buna ait iş ve görev kitapçığı oluşturulmalı ve tüm birimlere bildirilmeli.

Görev tanımları ihtiyaç duyulduğunda revize edilmeli ancak, hiçbir iş görenin görev ve sorumluluk tebliğ çizelgesinde vb. şeklinde belirsiz ve netlik taşımayan tanımlara asla yer verilmemeli. Bireyler arası veya birimler arası ahenk önce herkesin işinin olması, sonra ise iş ve görevlerde çakışmaların bulunmaması ile çok ilgili olduğu unutulmamalı.

Dolayısıyla işletme birim ve ünitelerinin hangilerinin hangi lokasyona konumlanacakları, her birim ve ünitelerin idari yönetim yapılarının, ast-üst durumlarının belirlenmesi yanında, her bir çalışanın mavi veya beyaz yaka ayrımı olmaksızın sorumlu olduğu işler ve görevler çizelgeleri tüm  iş görenlere imza karşılığında duyurulması ve kayıt altına alınması sağlanmalı.

-8-İşletmenin delegasyon örüntüsü ne şekildedir?

Yetki ve sorumluluklar Yönergesi çıkarılıp, yetki devirlerinin kapsamı, çerçevesi tanımlanıp, kimin hangi iş ve görevi kimin adına hangi sorumluluklar ve yetkiler düzeyinde temsil edebileceği ve bu manada da izlenecek yol ve yöntemler belirlenip, bu işlemler uygun araçlarla tüm ilgililere duyurulmalı.

-9- İşletme manifestomuzu oluşturduk mu?

İşletmenin oluştuğu günden itibaren hemen bir amaç, hedef ve bu hedefler için belirlenen kriter performanslar detaylarıyla yazılıp, tüm işletme birimlerinden temsilcilerin katılımıyla ortaklaşa benimsenen misyon-vizyon-değerler işletme tepe yöneticisinin onayına da sahip bulunmak kaydıyla düzenlenip, bu işletme manifestosu İnsan Kaynakları Yönetimi departmanınca tüm işletme mensuplarına duyurulmalı. Hatta benimsenen bu ortak değerlere ait genel çerçeve işletmenin web sayfasına da eklenmeli.

Bu yol haritası ne denli katılımcı bir anlayışla hazırlanabilirse, oryantasyon aşamasının yükü hafifleyecek, işletmenin kurumsal kimliği, kültürü ve iklimi bu adımlarla beslenerek iyi seviye bir aidiyet başlangıcına da start vermiş olacak.

 -10- Organizasyonun iletişim kanalları etkili şekilde kuruldu mu?

Günümüz iş ve yaşam alanlarının olmazsa olmazı durumundaki açık ve etkili iletişim kanallarının; işletmenin bütününü kapsayacak şekilde tesis edilmesi.

Hem tüm birimlerin hem de bu birimlerin temsilcilerinin irtibat bilgilerine ilişkin iletişim  rehberi çıkarılıp, tüm ilgili İnsanlara bilgi verilmeli.

İletişim bilgileri rehberi işletmenin portalında da mutlaka bulunmalı.

İletişim rehberi için belli bir aralık sonrası sürekli güncelleme sağlanmalı.

Diğer taraftan Organizasyon Kurma işinin yalnızca bir metodolojiden ibaret olmayıp, organizasyon  oluşturma ve takım kurmanın tıpkı iyi bir takım oyuncusu olmak gibi bir üstün bir Liderlik becerisi olduğu asla göz ardı edilmemelidir.

Güçlü kişilik yetilerine sahip, ileriyi ve bütünü görme gibi üstün yönetim becerilerini kazanmış iş liderlerinin bu özel ve üstün yanlarının kaptanı bulundukları ve yürütümünü takip ettikleri işletmelere de bu güçlerini çok etkili biçimde bulaştıracakları hiç kuşku taşımıyor.

 

                Paylaşmak sevgidir, berekettir.

İnsan Kaynakları Yönetimi ve Kariyer Geliştirme Uzmanı www.nedimileri.com

Cevap Yaz

Your email address will not be published.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.